La rivoluzione della comunicazione aziendale si chiama eTicketing

Quando dobbiamo segnalare un problema a un nostro fornitore, solitamente è l’inizio di una procedura lunga, logorante e spesso nemmeno con esito positivo. Ci si perde tra le mille difficoltà di una comunicazione che oggi offre tantissime possibilità, ma alla fine è diventata più caotica di prima.

Per risolvere questi e tanti altri problemi è nato il nostro sistema eTicketing, una soluzione pratica e veloce per la gestione delle richieste di intervento manutentivo, ma anche per le segnalazioni più generali. Ma prima di vedere le funzionalità disponibili è bene precisare che si tratta di una soluzione modulabile e personalizzabile quindi nulla vieta che possa essere utilizzata anche per gestire i flussi comunicativi interni tra i diversi settori aziendali.

Le funzionalità del sistema eTicketing

Il nostro sistema eTicketing offre una lunghissima serie di funzionalità che dipendono anche dal contesto di applicazione e dalle richieste del cliente che lo deve utilizzare. Ma molte delle caratteristiche sono valide per ogni casistica:

• Inoltrare direttamente le richieste di preventivo e di intervento ai fornitori contrattualizzati
• Ottenere risposta immediata alle richieste di preventivi
• Pianificare chiaramente gli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria
• Monitorare costantemente e in tempo reale lo stato di gestione delle richieste e delle attività scadenziate
• Comunicare velocemente con i colleghi di altri uffici o filiali tramite la pratica funzione chat
• Archiviare tutta la documentazione relativa agli interventi richiesti e alle scadenze programmate, come foto dei guasti, rapportini di intervento, ricevute di pagamenti, fatture, ecc…
• Misurare SLA contrattuali di ogni azienda manutentrice contrattualizzata
• Emettere certificati di pagamento (SAL) alle aziende manutentrici
• Registrare tutte le scadenze relative agli immobili e agli impianti in gestione, adempimenti normativi, obblighi di legge, ecc…
• Impostare notifiche e avvisi in prossimità delle scadenze impostate
• Incaricare colleghi di altri uffici/filiali, ditte o professionisti dell’esecuzione dell’adempimento

Perché è vantaggioso utilizzare il sistema eTicketing?

I vantaggi sono tantissimi e in molti casi è più semplice sperimentarli nella propria operatività quotidiana piuttosto che leggerli in una scheda tecnica. Quando per esempio riassumiamo una caratteristica dicendo “riduce il flusso di email” ci sembra una banalità o quantomeno un qualcosa di trascurabile.

Ma in realtà già un vantaggio di questo tipo, sul medio-lungo termine, può significare più produttività da parte dei dipendenti, più accuratezza nella gestione dei processi, nessuna perdita di dati, garanzia di sicurezza informatica e privacy, meno stress e per diretta conseguenza migliori performance aziendali.

Per questo motivo, per assaporare veramente i vantaggi del sistema eTicketing, bisogna vincere la diffidenza iniziale nei confronti di un modello comunicativo diverso da quello che tutti i giorni siamo abituati ad utilizzare. Uscire dalla nostra “comfort zone” è una scelta ostica dove spesso e volentieri il più grande nemico siamo noi stessi. Il problema più grande è sempre la user adoption, ovvero lo sforzo mentale di voltare pagina rispetto alle abitudini passate.

Dopo questa piccola premessa, addentriamoci nella scoperta dei principali vantaggi di eTicketing:

• Si può concentrare tutto il flusso manutentivo in un unico contenitore. Non devo aprire tante piattaforme diverse o districarmi in un dedalo di telefonate, email, messaggi Whatsapp, Telegram e chi più ne ha più ne metta
• E’ possibile sostituire email e telefonate con un sistema integrato ed evitare così problemi di sicurezza informatica (es: virus), privacy e perdite di dati (causate magari dalla gestione dello spam)
• Il suo utilizzo principale è il ciclo manutentivo, ma in realtà è strutturato per gestire qualsiasi cosa, ovvero la comunicazione in generale tra cliente e fornitore o tra un ufficio e l’altro per rispettive competenze
• E’ dotato di una chat integrata e questo amplia notevolmente l’incisività delle comunicazioni che possono essere differenziate tra quelle storicizzate e quelle volatili
• Viene monitorato tutto il percorso comunicati, dal momento in cui nasce il problema all’istante in cui si arriva alla sua soluzione
• Finalmente si può sapere in tempo reale il livello di lavorazione di un ticket, similarmente a come succede con il monitoraggio di una spedizione da un negozio online
• E’ un sistema per certi versi simile ad un crm, ovvero quegli applicativi che ormai sono la base dei processi di trasformazione digitale
• Non si limita alla comunicazione intesa come messaggio tra due entità, ma integra anche un gestore documentale per la condivisione di informazioni rilevanti
• La gestione delle scadenze non obbliga le parti interessate a doversi dotare di un altro calendario dedicato
• Non richiede risorse, tecnologie e hardware costosi perché è sufficiente un banalissimo pc e un collegamento a internet
• E’ personalizzabile sulle proprie esigenze e non è monolitico come le altre soluzioni similari che si trovano in commercio
• Poter gestire tutto (opzionalmente) tramite email e dare quindi la possibilità a chiunque di avvantaggiarsi della soluzione eTicketing

Case study: la gestione delle richieste manutentive di Unoenergy Innovative Solutions

Tramite il sistema eTicketing i nostri clienti possono richiedere assistenza tecnica o consulenze per:
• Audit manutentivi: verifica della corretta attività manutentiva da parte delle ditte manutentrici contrattualizzate attraverso sopralluoghi in campo da parte dei tecnici Unoenergy Innovative Solutions, verifica di eventuali criticità nelle attività manutentive o nello stato degli impianti, elaborazione di programmi di miglioramento/implementazione per la messa a norma o la messa in pristino degli impianti.
• Audit normativi: aggiornamento ed assistenza in ambito normativo, verifica del regolare e corretto adempimento agli obblighi di legge da parte delle ditte manutentrici contrattualizzate.
• Audit documentali: verifiche documentali, consulenze e validazione di preventivi ricevuti/proposte di modifiche o implementazione degli impianti, supporto alla programmazione degli investimenti, ecc….

Grazie a eTicketing è possibile elaborare statistiche periodiche per la valutazione dell’efficacia del servizio manutentivo, indici di guasto, benchmark fornitori contrattualizzati, ecc…

I tecnici di Unoenergy Innovative Solutions forniscono completo supporto in fase di elaborazione ed analisi dei dati manutentivi,
affiancando il cliente nella programmazione di azioni correttive o migliorative volte a massimizzare l’efficienza e i risparmi.

Insomma, il sistema eTicketing viene utilizzato quotidianamente da Unoenergy e dai suoi clienti con grande soddisfazione. Se desideri ricevere maggiori informazioni contattaci pure senza impegno ai recapiti che trovi a questo link.